In juni 2013 organiseerde ik een Zomerparade voor de Auditdienst Rijk (ADR). Twee maal per jaar komen de ruim 600 medewerkers van de ADR – een nog jonge fusieorganisatie – bij elkaar. Vanaf begin 2013 begeleidde ik er de verandercommunicatie. De Zomerparade leverde hier een belangrijke bijdrage aan. In december 2013 publiceerde het Tijdschrift voor Organisatieontwikkeling mijn artikel over deze Zomerparade. Met praktische tips.

De doelstelling van de ADR – om als verzamelde interne auditdiensten meerwaarde te leveren voor de Rijksoverheid – kan alleen gehaald worden als mensen slimmer samenwerken en hun kennis en ervaringen benutten. Dat lukt pas als je daadwerkelijk erkent en ervaart dat je tot één organisatie behoort en ieder op eigen terrein een bijdrage levert aan hetzelfde doel. Daarvoor moet je elkaar tenminste kennen. Verbinden moet, want het is randvoorwaardelijk voor verdere samenwerking en kennisdeling.

De Zomerparade had dus één duidelijk doel: verbinden. Daarnaast was er een belangrijke voorwaarde: plezier. De algemeen directeur van de ADR, Anneke van Zanen – Nieberg: “Ik heb ongelofelijk veel plezier in mijn werk. Dat gun ik de medewerkers ook. Als zij met net zoveel plezier hun werk doen als ik het mijne, heb ik mijn werk goed gedaan. Plezier in het werk komt de medewerker, het werk, en dus ook de opdrachtgever, ten goede.”

De datum was geprikt, de locatie geboekt. Nu kwam het op organiseren aan. Kijkend naar wat er toen was, bleken dat achteraf ook kritische succesfactoren voor het welslagen:

•  Het volledige vertrouwen van het managementteam in mijn aanpak. Die niet zo conventioneel was. Er was geen plan van aanpak. Er was geen projectteam, geen vaste rollen en taken, geen wekelijkse overleggen.
• Inspiratie. Eigenlijk al heel snel ontstond het idee van een ‘parade’: een flexibele opzet waarin veel te beleven zou zijn. Voor elk wat wils.
• Een richtlijn: rond het voorjaar van 2013 hadden we het vaak over ‘talent’. Talent, omdat talentmanagement in het personeelsbeleid leek te gaan ontbreken, en dat wilden een paar gepassioneerde collega’s rechtzetten.
• Een klein clubje energieke collega’s, verdeeld over de organisatie (zowel horizontaal als verticaal), die het leuk vonden om op een andere manier dan anders bij te dragen aan de organisatie van het evenement.
• Een toplocatie: nog niet weten wat en hoeveel, maar wel zeker weten dat alles geregeld kon worden.
• Enthousiasme: ik was zo enthousiast dat het besmettelijk bleek te zijn.

Talent

De ADR heeft ruim 600, meest zeer hoog opgeleide en ervaren auditors, die vanwege hun beroepscode elk jaar bijgeschoold en getraind worden. Zij werken op tal van beleidsterreinen en met verscheidene opdrachtgevers. Vakmensen, die ook zeker willen worden aangesproken op hun talent. De verleiding om de inhoud in te schieten, was dus groot. Zeker omdat kennisdelen en ervaringen uitwisselen nog niet is wat het moet zijn, was er de neiging om een conferentie met een vakinhoudelijk thema te organiseren. Maar tot nog toe hebben de vele vakdagen en themasessies, zowel binnen als buiten de ADR, waarbij auditors hun kennis en ervaringen uitwisselen, bijgeschoold worden en hun netwerk onderhouden, nog niet het beoogde effect van anders werken en kennisdelen gehad.

De beperking

Dé beperkende factor voor dit evenement was geld. Het kwam erop neer dat ik net het eten en drinken en de locatie kon betalen. De oplossing voor ‘geen geld’ is meestal ‘zelluf doen’: we hebben zoveel mensen in huis, we zetten hun talenten in. Het mag het over alles gaan, behalve over werk. Ik toetste het idee bij de vijf collega’s van de projectgroep. “Doen!” “Ik ken….” “Wist je dat die…. “ We kwamen binnen een uur wel op 80 dingen die mensen konden doen cq mensen die dingen konden doen. Met dien verstande dat je het begrip ‘podium’ niet letterlijk hoefde te nemen. Want of auditors wel op een heus podium durven optreden… daar waren we niet van overtuigd. We besloten dat alle vormen van vermaak en informatieoverdracht geoorloofd waren.

Niet in het plan

We deden een oproep. Bij de uitnodiging, die iedereen in zijn mailbox kreeg. Op Intranet. Via de directeuren en clustermanagers. We mikten op 40 activiteiten voor 400 gasten in de middag en vroege avond. Vanwege de kosten was een hele dag niet haalbaar (de lunch betalen kon er niet af), vanwege de werkdruk willen sommigen nog een dagdeel kunnen werken (weten we uit ervaring) en vanwege de reistijd moesten collega’s uit Heerlen en Groningen ook op tijd kunnen arriveren zonder voor dag en dauw op te moeten staan. Plezier was immers een belangrijke voorwaarde. We wachtten een week. En nog een. Eén aanbod ontvingen we. Wel een heel leuk aanbod. Van een directeur. Goed voorbeeld deed echter niet goed volgen. Er was actie vereist.

Dit stond niet in ons plan! (Dat hadden we niet.) We staken de koppen bij elkaar. Verwachtingenmanagement leek de oplossing. We besloten tot het maken van een filmpje waarin we laten zien wat je zoal kunt doen. We zetten een ‘marktplaats’ op waarin iedereen zijn ideeën, oproepen en aanbod kon plaatsen. En we gingen over tot het persoonlijk benaderen van vermoede talenten en het aanbieden van onze hulp bij het bedenken of vervolmaken van een aanbod.

Filmpje

Gewapend met een grote doos vol attributen in de huisstijlkleur, een rol papier met stiften en een tablet sleutelden we een klungelig filmpje (zonder geluid, wel een muziekje eronder) in elkaar waarin we zelf de hoofdrollen speelden. We beeldden scènes uit met iets wat we niet konden of wat we wilden leren, en we deden (op een vel papier) een oproep tot het geven van een workshop. We knoeiden met nagellak (‘Wie leert mij mijn nagels lakken?’), onze yogaoefening mislukte (‘Ook op zoek naar een zen-moment?’) en onze bloemen wilden niet bloeien (‘Wie heeft er groene vingers?’).

Het moest klungelig zijn, omdat we daarmee wilden aangeven dat het allemaal niet perfect hoefde te zijn om leuk te zijn. Auditors zijn namelijk nogal eens perfectionisten… een beetje geruststelling leek ons wel nodig. En of het nou het filmpje was, of dat medewerkers wat langer de tijd nodig hadden om hun idee te bedenken of hun angst te overwinnen: het werkte.

Het aanbod

De deadline voor het aanmelden was allang verstreken toen idee 2 tot en met 39 binnenvielen. We kregen bijzondere ideeën binnen: van een kapper, een raketbouwer, een tuinontwerper, een paardengek, een voetbalfanaat. Er is zelfs een collega die zelf een auto bouwde. Maar het zorgde ook wel voor wat stress, althans bij mij:

Ik met m’n grote mond. Alle talenten een podium geven en dan zelf niks weten toe te voegen. Ik kan het niet maken om zelf niets te doen. Practice what you preach, walk the talk… Los van wat ik goed kan, wil ik als organisator mijn handen en mijn hoofd op die dag grotendeels vrij houden voor het nodige improvisatievermogen. Er moet toch iets zijn… Ik herinner me ineens het gesprek met de manager die aangaf dat hij de gratis complimenten die ik recent op de wc-deur had geplakt, zó uitnodigend vond dat hij de strookjes gebruikte om met zijn collega’s een gesprek aan te gaan over hun talent. Dát is het: ik ga op de Zomerparade complimenten uitdelen.

Naast het aanbod hebben we ook zelf nog een aantal activiteiten toegevoegd. Op het talentenplein werden talenten ontdekt en verkend: “Joh, ik kan verder niks. Ja, breien. Vertel jij me maar wat daar zo speciaal aan is.” Ik somde op: “Als je breit, moet je kunnen tellen. Als je een steek laat vallen, haal je hem op. En je kunt van een kluwen iets moois maken. Noem dat maar ‘niks kunnen’. Het lijkt me best handig als auditor.” Gelach. “Grappig dat je dat er uithaalt. Zo had ik er nog niet naar gekeken.”

Verbinden is ook een kwestie van aandacht schenken. Om dat te illustreren, nodigden we de Aandachtschenkerij uit. Met haar mobiele aandachtschenkerij schenkt Annet de Vries letterlijk aandacht, met een kop heerlijk rustgevende kruidenthee en een persoonlijk gesprek. Mensen die bij haar op de thee gaan, schenken die aandacht vervolgens weer door, is de bedoeling.

Vooraf verbinden

Ook vooraf ontstonden verbindingen. De drie collega’s die gitaarles wilden geven, besloten samen op te trekken en ook nog een zangeres te begeleiden. Het gelegenheidskoor oefende een aantal maal tevoren, wat vooral voor veel voorpret zorgde, net als een groep managers die samen een ‘geheime’ act instudeerden. Verhalen daarover vonden hun weg binnen de organisatie en zorgden aldus voor nog meer animo. Verbindingen werden ook gelegd doordat men om materiaal vroeg. Zo hebben veel mensen hun huis en tuin geplunderd om te zorgen voor materialen voor workshops en ruilmarkten: zaadjes, stekjes, schilder- en handwerkmateriaal, spelletjes en schaakborden, geluidsapparatuur, lees- en kijkvoer, kleding en accessoires en voor materialen om cupcakes te versieren.

Onverwacht zorgde de make-over studio voor tal van onverwachte verbindingen en enorm veel voorpret. Het idee groeide uit van nagels lakken tot heuse make-overs, compleet met een kapper en een kledingswap. Hier hebben zich meer dan 10 mensen mee bezig gehouden – voornamelijk in hun vrije tijd. Collega’s konden zich vooraf inschrijven of kleding en accessoires inbrengen, en ook tijdens het evenement was dit een trekker van jewelste. (De zonnestudio was buiten. Wie weet er nou in januari dat er medio juni precies één tropische dag zal zijn?)

Zwaan-kleef-aan

Wat enorm goed werkte, was het organisatieprincipe van zwaan-kleef-aan. Wie mee wilde doen, deed mee. Wie iets bedacht, kon het vervolgens zelf oppakken. Wat niet centraal geregeld hoefde te worden, werd gelijk losgelaten. En wat wel handig was om gezamenlijk op te pakken, daar ontfermde zich ‘als vanzelf’ iemand over. ‘Als vanzelf’? Als je uitgaat van ieders talent en daar het volledige vertrouwen in hebt, als mensen weten dat ze met hun vragen naar je toe kunnen komen maar verder gewoon hun gang mogen gaan – en daarbij wel de randvoorwaarden kennen (zoals ‘Je mag maximaal €200 uitgeven voor je workshop, en hoe minder hoe beter’), dan loopt dat inderdaad als vanzelf. Wat er ook in resulteerde dat er begrotingen van 40 euro werden ingeleverd: “Ja, ik heb de zolder geplunderd, en die van een collega, en voor de rest heb ik even bij de Action gekeken. Dus je hebt €160 over voor een andere workshop!’ Daarmee kon ik inderdaad weer een andere workshop financieren.

Flexibel tot op de dag zelf

Idee 40 kwam twee werkdagen tevoren binnenwandelen: “Ik heb ook een talent. Ik kan heel snel hoofdrekenen. En dat wil ik laten zien op de Zomerparade,” vertelde collega Jaap op vrijdagmiddag na de borrel. Hij gaf me een voorproefje. Na drie sommen was ik helemaal overtuigd van de uitzonderlijke gave van onze ‘zakjaapanner’. Ik besloot om hem op te nemen in het programma. ‘Nee’ zeggen tegen een aanbod van een dergelijke categorie is onmogelijk… Eén dag tevoren meldde zich spontaan een cameraman uit eigen huis aan. Daarmee was er ook een mooie videoregistratie van het evenement. Op die dag hebben we ook het programma nog compleet moeten omgooien, omdat de Shetlandponies van de workshop ‘management by horse’ het anders veel te warm zouden krijgen.

Op de dag zelf zorgden de indeling van het programma, met overlappende activiteiten en zonder verplichte inschrijving, en een compleet en doorlopend cateringaanbod, voor veel beweging in en door de ruimten. Er was bewust zo geprogrammeerd dat er voor iedereen voldoende keuzevrijheid was – of je nu van muziek houdt, creatief te werk wil gaan, binnen of buiten wil vertoeven, op het culinaire pad wil of spelletjes wil spelen.

En tijdens het evenement bestond de flexibiliteit vooral uit loslaten. Workshopleiders vroegen (of zochten zelf) een koelere plek: met papier, plakband en stift werden last-minute programmawijzigingen en route-aanduidingen aangebracht. Sommige workshops hadden (vermoedelijk door de warmte) te weinig animo. Ook dat zorgde voor locatiewijzigingen, programma-aanpassingen en tot het rekruteren van een propper: “Wil jij alsjeblieft wat mensen voor mijn workshop gaan ronselen op het terras?”

De resultaten

Op de dag zelf hebben we veel enthousiaste verhalen gehoord: “Ik wist niet goed wat ik kon verwachten, maar wat is dit leuk!”. “Wat hebben we bijzondere collega’s.” “Ik heb mijn talent ontdekt, een compliment gekregen en een kopje aandacht. Mijn dag kan niet meer stuk!”

Wij zagen geanimeerde gesprekken, rumoer en beweging (ondanks de warmte, die echt noodde tot een koud biertje op een terras), druk bezochte workshops en intensieve een-op-een contacten. En heel veel stralende ogen: vooral van de actieve deelnemers, die hun talent in stelling brachten, maar ook van de collega’s, die daar zo van genoten.

In de dagen na het evenement stroomden de bedankjes binnen, en daarnaast ook heel veel aanbod voor volgend jaar. Spijtbetuigingen van mensen die er achteraf graag bij hadden willen zijn, waren er ook. Net als een manager die persoonlijk kwam vertellen dat hij er eerst niet in geloofde, maar nu toch óm was.

Uit evaluatie blijkt dat mensen graag vooraf beter hadden willen begrijpen wat de bedoeling was, maar dat het evenement zelf hogelijk is gewaardeerd. Ook wordt de hoop uitgesproken dat er ook op andere momenten meer gebruik wordt gemaakt van het aanwezige talent.

Medewerkers die er niet waren, geven daarvoor voornamelijk de werkdruk op als reden: “de klant gaat voor.” Ook een onhandige planning (er waren meerdere evenementen in deze periode) zorgde voor afhakers.

De projectgroep zou het niet op een andere manier willen organiseren: “Ik heb nog nooit zulke leuke overleggen gehad als deze!” “Ik heb bijna niks hoeven doen, het organiseert zich als vanzelf”. “Dit voelt niet als werk. Kunnen we het zo niet vaker doen?”

 Ook doen? Zo doen!

•  Organiseer met vertrouwen, enthousiasme, waarnemingsvermogen (wat is er NU nodig?) en zonder dichtgetimmerd plan. Leer loslaten. Omring je met talenten. Stuur op energie. 
• Ga af op wat er al is. Vergroot dat uit en pas dat toe op andere processen of ideeën. Laat je niet belemmeren door wat er niet is. De helpende vraag: Hoe kan het wel?
• Durf af te wijken van gebaande paden. Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Een mislukt experiment is niet leuk, maar je leert wel wat niet werkt. Wees die lerende organisatie die je zegt te zijn. Durf ook op je gevoel af te gaan. Als dat zegt dat het niet werkt, gaat het ook niet werken. En als je gelooft in je concept, krijg je het werkend.
• Zorg voor een richtinggevend idee. Hier was ‘talent’ uiteindelijk het toverwoord, terwijl ‘verbinding’ het primaire doel was. Dit geeft houvast.
• Laat locatie, communicatie en programma elkaar versterken: het klungelige filmpje haalde het idee van perfectie weg, de locatie was een loods die op maat en flexibel ingericht kon worden en het programma – en de catering! – kende voor elk wat wils.
• Krijg zoveel mogelijk mensen actief in het voortraject. En enthousiast. Betere reclamemakers zijn er niet. Het ontwerpproces biedt net zoveel kansen om het doel – verbinding – te behalen als het event zelf. Maak daar gebruik van. Het event wordt er beter door. Wij pakten 100 bedankjes in voor onze mee-makers. (Legopoppetjes, die elk een ander talent verbeelden. Het gaat om het gebaar.)
• Vraag om vertrouwen van je opdrachtgever en laat hem/haar op gezette momenten weten hoe het gaat. Maak het vertrouwen waar!